Федеральный закон об актах гражданского состояния

15 ноября 1997 года N 143-ФЗ
Принят Государственной Думой РФ 22 октября 1997 года
Одобрен Советом Федерации 5 ноября 1997 года
(в ред. Федеральных законов от 25.10.2001 N 138-ФЗ, от 29.04.2002 N 44-ФЗ)
Глава I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
...
Статья 13. Признание действительными в Российской Федерации документов, выданных компетентными органами иностранных государств в удостоверение актов гражданского состояния.
Документы, выданные компетентными органами иностранных государств в удостоверение актов гражданского состояния, совершенных вне пределов территории Российской Федерации по законам соответствующих иностранных государств в отношении граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, признаются действительными в Российской Федерации при наличии их легализации, если иное не установлено международным договором Российской Федерации.

Чешская Республика не требует легализации документов если они выданы в период вхождения страны, выдавшей документ, в состав СССР, РСФСР или России.

Что такое легализация?

Легализация документа - это совершение ряда определенных формальных процедур для придания документу юридической силы на территории другого государства. Конечной целью процедуры легализации документа, выданного на территории одного государства, является возможность его представления в официальные органы другого государства.

Легализация документа требуется практически всегда, когда его необходимо представить в официальные органы другого государства. Это означает, что документ, выданный, например, в стране N, имеет юридическую силу только на территории страны N, где его можно полноценно использовать, но для его представления в официальные органы другой страны потребуется легализация.

Исключением из этого правила являются некоторые типы документов, которые не подлежат легализации, а также некоторые страны, с которыми у страны N заключен двусторонний договор, отменяющий требование легализации.
Легализация документа всегда осуществляется на территории только той страны, в которой он был выдан и/или оформлен.

В каких случаях легализация не требуется?

Легализация документа не требуется только в трех случаях:
когда учреждение, в которое вы представляете документ, не требует его легализации;
когда между страной N и государством, на территории которого вы планируете использовать документ, заключен двусторонний договор, отменяющий требование легализации;
когда легализация документа невозможна по причине его вида/типа/характера.
Во всех остальных случаях легализация документа для его отправки за рубеж обязательна.

Что такое "Апостиль"?

Существует два основных вида легализации документов - проставление штампа "Апостиль" и консульская легализация. Выбор вида легализации в каждом конкретном случае зависит от страны назначения документа, т.е. страны, в официальные органы которой он будет впоследствии представлен.

Проставление штампа "Апостиль" (иногда данную процедуру также называют "упрощенная легализация" или "апостилирование") применяется для отправки документа в страны, присоединившиеся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование консульской легализации и вводящей процедуру упрощенной легализации - проставление штампа "Апостиль" (полный список таких стран Вы найдете в таблице ниже).

Упрощенной такая процедура называется именно потому, что, с одной стороны, апостилирование осуществляется достаточно быстро и только одним уполномоченным органом, а, с другой стороны, документ приобретает юридическую силу на территории всех стран, присоединившихся к Гаагской конвенции.

Если же страна, в которую вы готовите документ, не является участником Гаагской конвенции, необходима консульская легализация. Это более сложная процедура, включающая в себя удостоверение документа в органах Министерства юстиции страны N, органах МИД страны N, а затем в консульстве страны назначения в стране N. При этом документ будет иметь юридическую силу на территории только той страны, отметка консульства которой на нем стоит.

Также выбор процедуры легализации может быть основан на типе документа, так как существует ряд документов, которые не подлежат ни консульской легализации, ни апостилированию. В основном это касается коммерческих документов: договоров, инвойсов, коносаментов, различных товарораспорядительных документов и других документов, связанных с внешнеэкономической деятельностью, и для них существует отдельная процедура - легализация документа в Торгово-промышленной палате страны N, а затем в консульстве страны назначения.

Апостилирование копий документов.

В большинстве случаев проставление штампа "Апостиль" осуществляется на копии документов, удостоверенные нотариально (это могут быть копии личных документов: свидетельств о рождении, смерти, заключении брака, расторжении брака, дипломов, аттестатов и пр., а также копии учредительных документов юридических лиц - уставов, учредительных договоров, свидетельств о постановке на учет в налоговых органах и пр., а также многие другие документы) или на документы, оформленные у нотариуса (например, доверенности, согласия на выезд ребенка за рубеж и т.д.).

В вышеуказанных случаях проставление штампа "Апостиль" осуществляется органами юстиции страны N по территориальному принципу: документы, оформленные нотариусами определенного региона, могут быть апостилированы только в управлении юстиции такого региона.

Апостилирование оригиналов документов.

Штамп "Апостиль" может быть проставлен и на оригиналы документов, выданных различными государственными органами страны N.
Проставление штампа "Апостиль" на оригиналы образовательных документов, выданных на территории Российской Федерации, а также на территории РСФСР в период существования СССР, осуществляется органами Министерства образования РФ. При этом территориальный признак не принимается во внимание - документ может быть выдан в любом городе/регионе Российской Федерации (или РСФСР в период существования СССР).

Проставление штампа "Апостиль" на оригиналы документов, выданных органами ЗАГС, осуществляется по территориальному принципу - документы, выданные органами ЗАГС страны N определенного региона апостилируются в объединенном архиве ЗАГС такого региона страны N.

Необходим ли перевод?

В большинстве стран мира, за редкими исключениями, действует универсальное правило - официальные органы принимают к рассмотрению только документы, исполненные на государственном языке своей страны. И это означает, что перевод документа потребуется в любом случае.

Однако переводить документ перед его легализацией совсем не обязательно - документ можно перевести до легализации, и легализовать его уже вместе с переводом, а можно легализовать документ "как есть", т.е. на языке страны N, и перевести уже после легализации либо в стране N, либо в стране назначения. Выбор конкретного варианта зависит от требований, предъявляемых официальными органами, в которые документ будет представлен.

Необходимо придерживается следующих принципов:

• консульская легализация документа осуществляется после его перевода на иностранный язык и нотариального удостоверения такого перевода, поскольку отдельные консульские учреждения зарубежных государств на территории страны N отказывают в удостоверении документа по причине отсутствия перевода на государственный язык своей страны.
• проставление штампа "Апостиль" осуществляется на сам документ на языке страны N без перевода, поскольку перевести уже апостилированный документ на иностранный язык в дальнейшем не составит никакого труда - это можно сделать как на территории страны N, так и на территории страны назначения документа.

Вышеуказанные принципы являются лишь рекомендацией, используемой "по умолчанию", однако если требования учреждения, в которое Вы планируете представить документ, отличаются от вышеуказанного, нужно сделать так, как требует такое учреждение.

Дополнительно обращаем ваше внимание на следующие обстоятельства:

Многие страны, не являющиеся участниками Гаагской конвенции, тем не менее в ряде случаев принимают документы, содержащие штамп "Апостиль";
Иногда, в случае присоединения новой страны к Гаагской конвенции, ряд стран-участниц не признают такого присоединения и не принимают документы, исходящие из вновь присоединившейся страны и содержащие штамп "Апостиль".

Проконсультируетесь является ли присоединение страны N к Гаагской конвенции признаным всеми странами-участницами.
Внимание! В любом случае самым важным источником достоверной информации является организация, в которую в конечном счете документ будет представлен. Всегда выясняйте требования заранее.

В разделе использована информация с сайта http://www.apostille.com.ru с дополнениями в соответствии с законами Чехии.